Financiación y consejos

Selección del destino: Aunque en muchos colegios está estipulado el destino a visitar según el curso académico, esto no ocurre en todos los casos. Para que el viaje colme las expectativas es muy importante que el destino se adapte a la edad, tamaño del grupo y precio.

Reunión con la agencia organizadora: Una vez seleccionado el destino es recomendable tener una reunión con el responsable de la agencia para personalizar el viaje e incluir el tipo de hotel, el tipo de actividades, régimen alimenticio, etc.

Reunión del grupo, el organizador y la agencia: En esta reunión se detallarán los pormenores del viaje y se perfilarán los últimos detalles. Es importante que, en los casos que procedan, asistan los padres de los alumnos.

Recaudación del depósito: Tener reunido un deposito de cada uno de los alumnos con anterioridad agilizará la contratación y evitará los problemas del cambio del precio debido al tiempo transcurrido desde que se decide la contratación hasta que se abona el depósito. También, porque es cuando sabremos con casi totalidad seguridad la gente que va a ir al viaje y eso hará confirmar el precio definitivo.

Pago y firma de contrato: Cuando todo esté decidido solo quedará hacer el pago. En ese momento es importante firmar un contrato en el que la agencia de viajes se comprometa a prestar los servicios especificados anteriormente y donde se detallarán las condiciones. El contrato lo firmará el organizador como representante del grupo.

Lista de nombres y datos: Configurar una lista de nombres y datos como DNI, e-mail, teléfono, ayudará a futuras gestiones y a tener un mailing para que todos estén enterados de las novedades del viaje.

Antes de la contratación
Información: Infórmate de los aspectos básicos del viaje. El organizador, que está en contacto con la agencia, podrá facilitarte todos los datos. Seguramente tengas una reunión con los responsables de la agencia de viajes. Resuelve todas tus dudas. Colabora: El organizador tiene reunir el dinero de mucha gente y estar pendiente de muchas cosas. Facilítale el trabajo y cumple con el plazo establecido de los pagos. También te harás un favor a ti mismo puesto que evitarás que el precio varíe.

Antes del viaje
Autorización: Los menores de 14 años necesitan una autorización paterna sellada en la comisaria, para pasar la frontera. Además, la autorización que requiera el centro. Documentación: Lleva toda la documentación necesaria dependiendo del destino del viaje (DNI, Pasaporte…etc). Recuerda, sobre todo, revisar la fecha de caducidad de los documentos que lleves. Confirmación de los horarios: Confirma con los horarios y la antelación con la que tienes que llegar al punto de partida (colegio, aeropuerto, puerto, estación, etc). Maleta: Hazla meticulosamente. Piensa al sitio que vas a ir, mira el tiempo y haz la maleta a conciencia. Es importante que no falten cosas, pero una maleta muy grande podría serte muy incómoda durante el viaje. Evaluación del gasto: Revisa con detalle el apartado “el precio incluye”. En base a esto debes hacer una previsión de los gastos que tendrás que soportar durante el viaje.

Durante el viaje
Ve en grupo: Normalmente irás por sitios que no conocías anteriormente. Siempre es mejor moverse con el grupo por si surgiera cualquier imprevisto. Además, disfrutarás el viaje con tus compañeros. Sigue los horarios: En la mayoría de los viajes de grupo hay ciertos horarios que se deben cumplir. Respétalos al máximo. Dinero: Procura no llevar todo el dinero contigo. Es recomendable llevar solo algo más de lo que tengas previsto gastar. Deja el resto guardado en el hotel o en la caja fuerte si la hay. Llamadas: Procura no hacer llamadas desde el hotel salvo que sea estrictamente necesario. Recuerda que, en algunos casos, pueden ser muy caras. Dirección: Lleva siempre contigo una tarjeta del hotel donde estas alojado. Sobre todo si estas en un país en el que no dominas el idioma.

Reuniones: Es importante que para resolver las dudas y tener una visión general del viaje que van a hacer sus hijos, acudan las reuniones informativas con los responsables de la agencia de viajes y organizadores.

Autorizaciones: Deben recordar la importancia de realizar las autorizaciones pertinentes y de revisar que la documentación este en regla.

Contacto: Deberán tener el contacto de los responsables en destino, tanto los del grupo como los de la agencia de viajes.

Información general del viaje: Desde la agencia, antes de la fecha de salida del viaje, siempre enviamos un documento con la información detallada, contacto…etc. Esta información será remitida al encargado del grupo, a quien se la pueden solicitar.